22. Empezar por el principio: el nacimiento de la empresa

“El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización" … Victor Hugo

No pretendo en este articulo decirle a un emprendedor cómo emprender. Esto lo saben muy bien y muchos han sido altamente exitosos partiendo de ideas originales o sólo haciendo lo mismo que otros hacían de una forma diferente.

Ejemplos hay muchos: 

• Henry Ford nació en una familia de granjeros, pero tenia convicción de que los automóviles serian en futuro e invirtió todo su tiempo libre en inventar su propio automóvil, alcanzando su objetivo, pero sin lograr el éxito empresarial; sin embargo, luego de varios fracasos logró fundar una exitosa compañía y desarrollar el hasta hoy utilizado sistema de producción en línea.
• Steve Jobs, quien también empezó sin recursos, pero tuvo la visión de identificar grandes ideas y hacerlas trabajar juntas, buscando siempre la perfección y logrando productos que hasta hoy transforman la vida de las personas.
• Jeff Bezos, que revolucionó el negocio de la venta de libros, haciendo del internet una herramienta de negocios antes que otros y creando uno de los mayores conglomerados comerciales del mundo, 
• Mary Kay Ash, que a los 45 años, junto con su familia y un pequeño capital, empezó un negocio de venta directa que se convirtió en  una de las mayores empresas de cosméticos del mundo, luego de no encontrar oportunidades en las empresas donde trabajaba.

Estos son solo algunos de muchos ejemplos de casos de éxito, como también habrá muchos ejemplos de fracasos empresariales. 

Pero que tienen en común estos y muchos otros casos de éxito:

• Identificaron una oportunidad de negocio
• Se arriesgaron, pero de una manera metódica y planificada
• A medida que sus empresas iban creciendo se rodearon de gente capaz de ayudarlos a organizarlas y hacerlas más eficientes
• Nunca dejaron de innovar, desarrollando productos y abriendo nuevos mercados
• Crearon una cultura en sus organizaciones 
• Cumplieron con las normas y las leyes
• Se comprometieron con su idea y trabajaron duro para lograr el éxito 

Ahora bien, independiente de que la idea de negocio sea buena o mala, para hablar de como abrir una empresa y no fracasar en el intento, existen 2 etapas:

• La planificación previa
• La adecuada estructuración de la empresa

La Planificación previa

Hace unos años un persona abrió un restaurante en los EEUU, había invertido mucho dinero en hacer de este local, alquilado, un lugar que atrajera a los comensales en un ambiente de lujo e invirtió sus últimos recursos en una campaña publicitaria para promocionar el restaurante, convencido de que tendría éxito; sin embargo, a poco de inaugurar, recibió la visita de un abogado que le informaba de que se estaban tomando acciones legales contra él dado que el nombre del restaurante estaba reservado por otra persona y no podia usarlo. Lamentablemente ya había invertido todo su dinero en la campaña de marketing y cambiar los menus, letreros, publicidad, entre otros, sin contar los gastos legales, le significaban un dinero que no tenia. Finalmente tuvo que cerrar, vender una parte de los activos, quedarse con lo que pudo y abrir otro restaurante más  pequeño en otra zona porque tampoco podia pagar el alquiler del local actual, que era mayor.

Este caso ejemplifica la importancia de una adecuada planificación previa, desde el punto de vista legal, aunque sin desmerecer la importancia de un adecuado análisis del mercado objetivo y un modelo financiero lo más completo y realista posible, que veremos cuando desarrollemos el capítulo de “la estructura de de un plan de negocio”, donde buscaré explicar como presentar un proyecto que pueda ser financiado por una institución financiera, en base a mi experiencia en esas negociaciones.

A continuación  tocaré algunos temas que considero se deben tener en cuenta previamente al iniciar una empresa, sin pretender asumir que sean todos los que hay que considerar:

• Identificar el régimen social más adecuado para el tipo de empresa a crear: lo que significa tener que estudiar a detalle los distintos regímenes existentes e identificar aquel que traiga mayores beneficios para la nueva empresa. Si es posible se debería consultar con un abogado experto en temas tributarios o algún estudio contable que nos asesore. El escoger mal el tipo de empresa puede llevar a no aprovechar algún beneficio tributario o tener problemas para adecuarse a un nuevo esquema en el futuro, como por ejemplo, querer cotizar en bolsa o querer vender parte de la empresa a algún inversionista, ya que algunos regímenes no lo permiten y el cambio es muy engorroso. Me ha pasado también, en un grupo de empresas que no fueron adecuadamente planificadas en su creación, que luego no podíamos efectuar una fusión entre dos o más de ellas porque se habían creado bajo distintos regímenes y hacer el cambio era más complejo que crear una nueva empresa y liquidar la anterior. Es importante no dejar de la lado el hecho que el régimen social también afectará el régimen laboral de los empleados, por lo que la adecuada revisión de las distintas opciones disponibles debe ser los suficientemente profunda para analizar esta variable y, de esta manera, evitar posibles contingencias por incumplimientos laborales o para controlar potenciales costos adicionales que deban asumirse en el presupuesto de la empresa.

• Escoger un nombre adecuado, pero no cerrándose en una sola posibilidad: Esto es importante, porque me ha pasado que he tenido que cambiar 2 o 3 veces el nombre de una empresa elegida porque al hacer una búsqueda registral nos topábamos con que ya existía el nombre o había uno muy parecido por lo que no lográbamos reservar el que habíamos elegido. Una vez verificada su disponibilidad hacer la reserva a la brevedad posible, porque cada día aparecen muchas empresas y es probable que pronto ya no lo esté más. Otro asunto importante respecto al nombre, es que este debe ser adecuado para su mercado objetivo y debe representar lo que la empresa significa y el mercado pueda identificar fácilmente, no solo debe basarse en gustos personales.

• Preparar un presupuesto y seguirlo: Algo que es fundamental, porque a menos que tengamos recursos infinitos debemos cuidar el capital inicial con el que contemos, fijando una meta presupuestaria, con un flujo de caja de ingresos proyectados, los gastos (que incluyan los salarios, los gastos de servicios, los gastos de ventas, los gastos operativos, los impuestos a pagar en base al régimen tributario elegido, los gastos financieros, en función de los préstamos bancarios si los hubiera, etc.). Este flujo de caja se deberá revisar mes a mes al iniciar la operación comercial y es probable que se tengan que ir ajustando los gastos en función del cumplimiento de la meta de ingresos. Es casi seguro que los primeros meses del negocio se arrastren perdidas porque no se puede esperar empezar a vender desde el primer dia. Pero hasta cuando debemos seguir adelante? Esto dependerá de cada negocio y de la disponibilidad de fondos con los que se cuente. Sobre lo primero algunas empresas, si cuentas con los recursos, fijan un plazo de tiempo para que un negocio sea rentable o lo abandonan, sobre lo segundo dependerá del capital de trabajo con el que se inicie la empresa.

• Estimar el Capital de trabajo necesario: Si bien hay fórmulas para determinar el capital de trabajo con el que se debe iniciar una empresa, no hay una regla específica que aplique a todas las empresas, porque esto dependerá del modelo de negocio de la misma y su plan comercial. Si al crear la empresa, ya tenemos contratos y estos contratos tienen un flujo garantizado, es seguro que el periodo medio de cobro más un monto adicional por contingencias sea suficiente (partiendo de la premisa que mis ingresos serán mayores que mis egresos). En cambio, si no tenemos esa suerte, tendremos que estimar los gastos que tendremos los próximos meses y que debe ir a la par con un modelo comercial que establezca un periodo hasta ir ganando mercado, por lo que deberemos separar un capital suficiente hasta que esto ocurra. Ahora bien, si el modelo comercial no se cumple se deberán hacer ajustes en los costos o inyectar más dinero a la empresa, si de verdad creemos en el negocio, o cerrarla si este capital se agota y ya no tenemos nuevas fuentes de financiamiento o vemos que el negocio no funcionará.

• Las fuentes de financiamiento: cuando se tiene un modelo de negocio sólido se tendrán disponibles distintas fuentes de financiamiento que no necesariamente serán fondos propios, sino que pueden ser financiadas por instituciones financieras, por lo al realizar el plan comercial se debe considerar dentro del flujo de caja proyectado el pago del capital y los intereses del préstamo, tanto el pago de capital, como de los intereses que se derivan del préstamo, ajustando los plazos de este financiamiento al presupuesto de la empresa. Este financiamiento debe considerar el capital de trabajo que necesitará la empresa y los recursos que se requerirán los primeros meses de operación donde los flujos posiblemente serán negativos. Dado que las instituciones financieras exigirán el cumplimento de ciertas condiciones (covenants) y garantías, hay que tener mucho cuidado de que se evalúe adecuadamente el tamaño de este financiamiento para que no genere problemas de flujo de caja futuro por considerar un presupuesto demasiado optimista.

“Al no prepararse, se está preparando para fracasar” … Benjamin Franklin

La adecuada estructuración de la empresa

Hace unos años trabajaba para una transnacional, donde sus estándares de gestión de personal y de seguridad eran muy altos. Con el fin de cumplir sus estándares corporativos en cada país donde operaban se tenia una organización con unos costos bastante altos, sin contar que el personal debía tener condiciones de trabajo que eran superiores a los de otras empresas del mercado. El problema fue que el mercado se volvió  más competitivo y los márgenes cayeron significativamente, lo que hizo que la rentabilidad de la empresa cayera en el país, pero dado que no querían reducir su pesada carga administrativa  decidieron vender la sucursal a un competidor. Esto nos muestra como las empresas deben adaptar su organización al mercado en que compiten o terminarán desapareciendo porque su estructura de costos no les permitirá sobrevivir.

Otro caso que me pasó fue al iniciar una empresa, la cual tenía recursos suficientes dado el tamaño de la inversión y donde se buscó profesionales con mucha experiencia que se pensó aportarian su experiencia en la organización, pero nos topamos con el problema de que esa experiencia tan corporativa les había enseñado a manejar grandes grupos de personas, pero no se adaptaba a una estructura tipo startup, donde se requería un profesional que fuera más multitarea, con alto nivel de atención al detalle (dado el estadio de la empresa) y donde su equipo vaya creciendo a medida que la misma empresa lo hacia. Al final, para ambos fue una experiencia traumática, donde les costaba adaptarse al tipo de organización que éramos y la organización misma no se adaptaba a su estilo de gestión. En resumen, luego de varios procesos de prueba y error aprendimos que no bastaba la experiencia del profesional, sino que su experiencia calce con la cultura de la organización y el estilo de gestión de la misma.

En ambos casos, la problemática parte de una inadecuada definición del perfil de la empresa, su forma de gestión y como adaptar los recursos a sus necesidades especificas. Entre todos los temas que un gerente debe tomar en consideración menciono algunos:

• La organización: Una organización adecuada para las necesidades inmediatas de la empresa, pero que sea escalable a fin de irse adaptado a las necesidades futuras es fundamental para no sobrecargar a la empresa en una etapa inicial, para lo cual se debe definir claramente quien va a hacer que y que recursos necesitará para cumplir sus funciones. Para ello, es importante definir todas las actividades que se tienen que realizar y la cantidad de transacciones que se realizaran, como por ejemplo, quien atenderá a los proveedores y cuántos serán estos, cuanta gente se requerirá en la parte comercial, cuantos recursos se requerirán para la producción, etc., siendo importante tomar en cuenta que el flujo de ingresos proyectados debe ser capaz de cubrir los gastos de la organización, así como los otros costos asociados a la operadora. Como se mencionó anteriormente, será al principio un proceso de prueba y error encontrar a las personas idóneas para la organización. 

• Los procesos: Definir las políticas, los procedimientos, los niveles de autoridad y las descripciones de los puestos de trabajo, son necesarias para que la organización funcione de manera eficiente y no se generen problemas entre las distintas áreas de la empresa. He visto muchas empresas donde por la falta de estas definiciones se generan problemas de compliance porque los limites de autoridad no están claros o donde ser generan conflictos entre distintas areas de la empresa por la falta de procedimientos claros y sobretodo escritos y comunicados a toda la organización.

• La infraestructura: Muchas veces queremos la mejor oficina, la mas lujosa, en el lugar mas caro de la ciudad solo para dar una imagen de éxito, pero generando a su vez sobrecostos a la empresa en un momento inicial donde el cuidado de los recursos son importantes. Es importante contar con una infraestructura, para la gestión administrativa que de comodidad al equipo y para atender a los clientes, pero con el tamaño adecuado para la organización en el corto o mediano plazo como mucho. Cada vez es mas importante un adecuado lugar de trabajo, pero sin excederse, considerando lo que la empresa puede cubrir en con sus fuentes de ingresos. Esto mismo aplica para la parte productiva, si esto aplica, donde se debe cumplir con las normas desde el principio, ya que esto evitará problemas de multas y cierres potenciales, además de que en todo momento se debe pensar en el bienestar del trabajador, porque son ellos los que vivirán los riesgos en el día a día de la operación. Para esto, la adecuada asesoria legal y normativa es muy importante y no debe descuidarse.

• La contabilidad y las finanzas: Cuando abrimos una empresa nos toca decidir si tendremos una contabilidad in house o tercerizada. Esto dependerá de la complejidad de la empresa, si tiene muchos productos y quiere conocer la rentabilidad por categoria,  si tiene muchas sucursales y desea conocer los gastos e ingresos por cada una, si tiene muchos proyectos y desea llevarse el control de manera individual, etc. También se debe tomar en cuenta si se está en etapa preoperatvia y se quieren aprovechar beneficios tributarios o si se tienen muchos activos, etc.; estos, entre otros factores son parte de las decisiones iniciales que hay que tomar y es algo que muchas veces no nos tomamos el tiempo para pensar adecuadamente. Un buen contador o asesor contable externo analizará el tipo de empresa de empresa que y recomendará la mejor estructura contable, de manera de administrar mejor los temas tributarios de las mejor manera posible, para así evitar contingencias futuras. Esta estructura contable también debe ser escalable para no tener que reestructurar la contabilidad cuando la compañía crezca.

• La cultura organizacional: Cuando se abre una empresa nueva se tiene algo que es un lujo, la oportunidad de crear una empresa con la cultura que nos hubiera gustado tengan las empresas donde hemos trabajado. Esa oportunidad no debe ser desaprovechada y se debe estructurar un ambiente de trabajo donde todos se sientan cómodos, pensando en retener los talentos y atraer a otros talentos a la empresa. Hay que involucrar al personal en el establecimiento de esta cultura, con un sentido de pertenencia y que no sientan que todo viene impuesto, sino que son parte de este emprendimiento desde el principio, tratando en todo momento de evitar que se formen areas aisladas, luchando entre ellas cada una con su propio objetivo, sino que todos se vean como un solo equipo, con un objetivo común. Si esto se hace bien, a medida que la organización crezca los nuevos miembros del equipo adoptarán esta cultura como propia.

En estos puntos que he querido dar una rápida mirada de aquellos temas que a veces descuidamos al empezar con una empresa y que, desde mi experiencia es necesarios verlos desde el principio para evitar problemas y frustraciones posteriores.

“Estar ocupado no siempre significa trabajo real. El objetivo de todo trabajo es la producción o el logro y para cualquiera de estos fines debe haber previsión, sistema, planificación, inteligencia y propósito honesto, así como la transpiración” … Thomas A. Edison