33. Las ansiadas vacaciones y la temida delegación de funciones

“El líder capaz, entrena su suplente el cual puede delegar a voluntad cualquier detalle de su posición. Sólo de esta manera un líder se multiplica y se prepara para estar en muchos lugares y dar atención a muchas cosas al mismo tiempo” … Napoleon Hill.

Cuando era joven me sentía culpable por tomar vacaciones, pues consideraba que tenía mucho trabajo que hacer que no podia dejar pendiente o porque tenia un temor infundado de que podría volverme menos indispensable para la empresa y perder mi empleo. Años después entendí dos cosas importantes: siempre va a haber trabajo que hacer y que nadie es indispensable.

Luego entendí algunas cosas aún más importantes: las vacaciones son necesarias para recargar energías, el tiempo con la familia es importante, el espacio personal es importante, el tener algo más allá del trabajo es importante. Es decir, el trabajo no lo puede ser todo en la vida y si bien estamos llenos de responsabilidades y tareas que nuestro propio compromiso con nuestras actividades nos hace sentir culpables o preocupados por dejarlas a medias, debemos aprender a preparar lo que sucederá a continuación de nuestra salida de vacaciones o cuando dejemos de la empresa.

Cuando somos profesionales seguros de nuestra capacidad y que somos conscientes que realmente generamos valor a la empresa, el preparar a nuestro sucesor es parte de lo que tenemos que hacer para salir tranquilos cuando queramos o tengamos que hacerlo y esta es parte de nuestra responsabilidad para con la empresa y para con nosotros mismos. Con la empresa, porque tenemos que crear la línea de sucesión que permita que la misma siga operando a pesar de que no estemos presentes por algún motivo y, con nosotros, porque tenemos que tener la libertar de salir y saber que alguien quedará en nuestro lugar, permitiéndonos la tranquilidad de estar lejos y no continuamente pendientes porque sabrá lo que tiene que hacer en las actividades diarias y si algo sale mal será capaz para solucionarlo.

Ahora bien, cómo prepararnos para nuestras vacaciones y dejar a alguien a cargo sin preocupaciones? Esto se logra con un adecuado plan de sucesión, identificando dentro de la organización la persona o personas que tengas las calificaciones, actitudes y capacidad para asumir nuestra posición al menos de manera temporal. Esto significa que debemos buscar que tenga lo siguiente:

* Sea confiable

* Sea capaz

* Conozca el negocio y las actividades del área 

* Tenga capacidades de liderazgo 

* Tenga ambición por la posición 

“No se puede empujar a nadie por la escalera a menos que esté dispuesto a subir" … Andrew Carnegie.

Empezaré por lo último, no debemos temer a que alguien quiera nuestra posición, al contrario, podría ser la persona correcta a dejar a cargo y nos aliviaría mucho trabajo en la búsqueda de nuestro reemplazo. Como mencioné antes, si somos en lo que hacemos y profesionalmente destacados, de que tenemos que preocuparnos?. Debe ser nuestra meta desarrollar a nuestro equipo y que logren un futuro brillante, pero todo empieza porque sea lo que ellos quieran, sin esa sana ambición no es posible que alguien quiera asumir una responsabilidad mayor y asumir todo el trabajo y responsabilidad que esto implica.

Lo anterior tiene que ver también con el primer punto, que sea confiable, no solo porque se le encargarán recursos y tareas de responsabilidad, sino porque queremos que sea alguien que cuide la posición y que no ponga en peligro todo lo logrado, porque su ambición lo lleve a querer demostrar que es aún mejor y que eso lo lleve a cometer errores, porque si hemos llegado a donde hemos llegado es porque también hemos cometido errores que nos han enseñado que hacer y como hacerlo.

Por supuesto que lo arriba mencionado tiene que ver con tener la capacidad, esa capacidad que nos lleva a saber que hacer, cuando hay que hacerlo y si no lo sabemos, entender cuando y a quien debemos pedirle ayuda. Esta capacidad también tiene que ver con el conocimiento del negocio y con las actividades que deberá realizarse cuando se asuma la responsabilidad y como estas se relacionan con otras áreas del negocio, para que cuando tenga que tomar decisiones entienda las consecuencias de cada cosa que haga o diga.

Finalmente, el tener la capacidad de liderazgo, lo que hará que tenga el respeto del equipo y logre que el mismo lo sigan, asi como tendrá el respeto de los otros gerentes con quienes interactuará. Esto es más complejo cuando se trata del reemplazo del gerente general, puesto que tendrá que tener la confianza del Directorio, quienes deberán identificarlo como un líder para la organización que, por lo menos, sea capaz de tener las cualidades arriba enumeradas y por tanto, encargarse temporalmente del negocio.

La combinación de todo lo anterior no es innato de muchos y no es algo que se aprende de la noche a la mañana, más bien, es algo que hay que ayudar a ir desarrollando en la persona que elijamos para reemplazarnos y esto parte de elaborar un adecuado plan de sucesión y que se implementen las medidas en la organización para que el mismo funcione, porque este plan de sucesión no funciona si no se les da al equipo las herramientas para asumir la siguiente posición que se ha identificado podrían asumir en el futuro. Este plan parte por identificar las personas de la organización con el potencial de ocupar puestos claves en el futuro, identificar las brechas que tendrían para ocupar el puesto si este fuera dado mañana mismo, identificar un tiempo en el que se considera estaría preparado o preparada para asumir la posición en función de su desempeño, hacer un plan para cubrir esas brechas en el lapso de tiempo determinado, establecer responsables para ayudarle en el proceso y cada año revisar la lista, actualizarla y hacer los ajustes necesarios que incluso podría significar agregar o retirar nombres de esa lista.

“La tarea del líder es llevar a la gente desde donde están hasta donde no han estado” … Henry Kissinger.

Un tema más, que considero que es relevante, la necesidad de estar disponible, es decir, el salir de vacaciones y desconectarse es importante y necesario, pero esta desconexión, cuando hay que responsabilidad, implica el atender las situaciones que se presenten, ya sean consultas por una decisión importante que hay que tomar y que causa preocupación a quien dejamos a cargo, o porque es un tema que solo nosotros conocemos, o porque es una información que solo nosotros tenemos, etc. 

Estas situaciones se pueden presentar y por tanto, debemos poder atender cuando se presenten. Por supuesto, que si dejamos a la persona idónea y adecuadamente preparada, estos casos se reducirán al mínimo, pero es por eso que el trabajo previo es tan importante y no debemos, ni podemos desconectarnos completamente. Además, debemos tomar en cuenta que estamos dejando a alguien que no tiene nuestra experiencia o nivel de conocimiento de la posición y lo que ha venido sucediendo en el día a día en la misma, con el mismo nivel de detalle que nosotros, por lo que no podemos dejar a esta persona a la deriva, simplemente esperando que suceda lo mejor.

Las vacaciones son importantes y necesarias, nos recargan energías, nos ayudan a pasar tiempo con los seres queridos o nos dan un espacio para nosotros mismos, lo que nos hace volver recargados para ser más eficientes en la empresa, fuera de esto, es porque simplemente lo merecemos porque nos hemos esforzado todo el año y ahora queremos descansar, asi que no debemos dejar de tomar esas necesarias vacaciones, dejando de usar las constantes excusas de porque no podemos tomarlas, porque siempre habrá algo que hacer y si no estamos nosotros, pero dejamos todo ordenado y preparado, alguien más lo podrá  hacer por nosotros.

"Descuidar las vacaciones es descuidar el éxito porque todo éxito necesita una energía positiva acumulada" … Mehmet Murat Ildan.