25. La gestión financiera es tarea de todos

“Controle sus gastos mejor que su competencia. Aquí es donde siempre puede encontrar la ventaja competitiva” … Sam Walton.

En tiempos de crisis muchas empresas tienden a reducir gastos y hacer una revisión de inversiones con el objetivo de ahorrar para poder enfrentar los tiempos difíciles. Para este esfuerzo comprometen a toda la organización, pidiéndoles hacer un esfuerzo adicional para cuidar sus trabajos y la sobrevivencia de la empresa. 

Pero que pasa cuando la empresa enfrenta tiempos más estables?. La mayoría de las veces nadie más que al gerente financiero y a la gerencia general le dedican tiempo y esfuerzo a buscar la eficiencia financiera de la empresa, ya que que los demás miembros del equipo dan por sentado que tienen un presupuesto que cumplir y por tanto pueden gastar todo lo que se presupuestó e incluso más si es necesario para lograr los objetivos que se le han asignado. El problema es que no caemos en cuenta que, por un lado, la empresa necesita cumplir con sus metas financieras y que este es un esfuerzo conjunto de todas las areas de la empresa y, por otro lado, que todo esfuerzo de ahorro ahora nos permitirá contar con recursos para soportar tiempos más difíciles. 

Es importante resaltar que ahorro no significa ‘dejar de hacer’ o ‘hacer de mala calidad’, más bien significa que se deben buscar continuamente eficiencias, lo que implica un sentido de pertenencia, que es muy difícil de lograr porque podríamos pensar: ‘si no es mi empresa porqué debo preocuparme tanto? Si cumplo mi trabajo bien y cumplo mi presupuesto lo demás no es mi función ni mi problema’; si pensamos así, no podríamos estar más equivocados. Por supuesto que debemos preocuparnos por lo que pase en las demás áreas de la empresa y más aún en que se cumplan las metas financieras, así no sea nuestra función directa, porque si a la empresa le va mal siempre traerá consecuencias en los colaboradores.

Es muy común que pocos gerentes pidan información de los estados financieros de la empresa o que revisen continuamente el presupuesto para ver como van sus gastos o que pregunten cuanto cuesta algo antes de pedirlo. Si piden una silla nueva porque la que tienen se rompió no preguntan si hay presupuesto para muebles o para mantenimiento, sólo dan por hecho que se debe y puede comprar una nueva silla. Asimismo, cuando hay que hacer una inversión la primera asunción va a ser que la empresa podrá asumir el costo que presenten, sin embargo, el costo dependerá de la rentabilidad que genere la inversión por lo que se deberá ajustar a un presupuesto determinado para rentabilizar la inversión. Es esa falta de visión de conjunto la que hace que muchas veces gastemos más de lo necesario y no pongamos atención en los detalles como cuanto papel se gasta en la impresora o el dejar las luces encendidas al dejar la oficina, cosas simples que afectan de a pocos los ahorros de la empresa para enfrentar una caída en las ventas, una situación inesperada o una crisis del mercado.

“Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga hundirá un gran barco” … Benjamín Franklin.

Muchas veces escucho a los gerentes decir que hacen un buen trabajo porque han logrado un ahorro, lo cual es loable y digno de felicitación, sin embargo, les sorprende cuando les pido retirar ese ahorro de su presupuesto, lo sienten como un castigo porque parten de la premisa de que ese extra les podrá ayudar a cubrir faltantes en otros gastos que se excedan de lo presupuestado, pero ni siquiera preguntan como van las ventas o si ese dinero extra servirá para cubrir gastos adicionales de la empresa. Esto es algo que debemos cultivar en el equipo, compartiendo con los responsables los resultados y los principales problemas que se presenten, involucrándolos en los problemas de sus pares para que entiendan que no son entes aislados y son parte de un grupo y lo que le pase a uno le afecta a todos y por tanto todo esfuerzo ayuda al resultado del grupo, que coadyuva al resultado de la empresa.

Los gerentes debe involucrarse en la gestión financiera de la empresa y más aún, deben adquirir un sentido de pertenencia, cuidando las finanzas de la empresa como cuidan la suya propia, esto hará a la empresa más sólida financieramente y por tanto más estable y segura a largo plazo. Este involucramiento para por trabajar de forma conjunta con la gerencia financiera, promover en el equipo prácticas de ahorro y eficiencia en costos, así a la empresa le vaya bien y, continuamente buscar oportunidades de mejora en el capex y opex. Esto viene de la mano con conocer como le va a la empresa, siendo tarea de la gerencia general el compartir la información no sensible con los miembros del equipo gerencial.

Las vacas gordas

Como parte de nuestra revisión mensual del presupuesto estábamos revisando los gastos de la empresa con el analista y el gerente financiero. Al revisar las proyecciones vimos un incremento importante en los gastos de mantenimiento de una de las operaciones y que la tendencia era a incrementarse, por tanto, le hicimos una llamada al gerente para preguntar por este incremento, siendo la respuesta que como nos iba bien en el negocio habían decidido realizar mantenimientos adicionales siguiendo la recomendación de los fabricantes. Para esto es importante mencionar que el año anterior el departamento técnico había hecho una revisión de los mantenimientos y habíamos encontrado que, por ejemplo, si bien el fabricante recomendaba un mantenimiento cada 4 meses, históricamente podríamos hacerlo cada 6 meses sin problemas, por lo que reducíamos de 3 a 2 mantenimientos de ese equipo al año.

Luego de recibir la información, pedí una reunión para entender porque se había tomado esa decisión, siendo al respuesta de que no había problema, porque habían logrado ahorros en los gastos de energía y estaban disponiendo de ese ‘excedente’. Efectivamente, si bien eso no incrementaba el presupuesto, para ese momento ya había usado gran parte de la reserva que los ahorros habían generado. Si bien el gerente tenia la autonomía de tomar esa decisión, la preocupación venia de la forma en que la había tomado sin tomar en cuenta la recomendación técnica al respecto y partiendo del principio de que no afectaría las finanzas de la empresa.

Ese mismo mes habíamos tenido un incremento en gastos administrativos en general, debidamente sustentados, pero que excedían lo que habíamos presupuestado incluso para todo el año. Como era algo fácil de explicar y tenia suficientes fondos en el banco llevé a la junta directiva de la empresa el pedido de ampliación presupuestaria con el compromiso de buscar eficiencias en otras áreas de la empresa, de manera de no afectar el resultado anual comprometído.

Las vacas flacas

Al año siguiente tuvimos una crisis en el mercado que afectó tanto las ventas como incrementó el precio del acero y los fletes, esto nos trajo una situación compleja porque al caer las ventas, si bien se ven reducidos los costos variables es necesario hacer un esfuerzo adicional para reducir los costos fijos. Ahora bien, ante el incremento de los costos para inversiones se requería mayor cantidad de dinero para financiar las mismas, lo que implicaba tomar de los fondos de los resultados y ahorros obtenidos el año anterior, sin embargo, el año anterior no habíamos tenido ahorros y es más, habíamos tomado de nuestra caja para cubrir los gastos excepcionales. 

Esta situación nos llevó a hacer recortes de gastos no indispensables, buscando no afectar la estabilidad, ni los salarios del personal, partiendo de medidas tan simples como un plan de ahorro de energía eléctrica, reducción de gastos de viajes, entre otros; además de ello, se tuvieron que cancelar las nuevas contrataciones propuestas para ese año, aumentando la presión sobre el equipo.

Luego de preparar el plan de ahorros, a manera de ejercicio hicimos un análisis de cuanto ahorrábamos y la cifra era sólo un poco más alta de lo que habíamos gastado en exceso de los ahorros potenciales el año anterior. Al final, como no podíamos cubrir todo el incremento en el capex con fondos propios tuvimos que recurrir a un financiamiento externo con el consecuente costo financiero del mismo.

Este tipo de ejemplos nos muestran que no es importante dar todo por sentado y que la visión de conjunto y de largo plazo es importante para las empresas, donde los gerentes tienen la tarea y la responsabilidad de entender que son parte de un todo y que no es solo tarea del responsable financiero o de la gerencia general el velar por toda la empresa y si bien tenemos responsabilidades distintas estas son parte de una entidad más compleja y dinámica, siendo el principio que debe regir nuestra gestión no solo el lograr el resultado ofrecido, sino el mejor resultado posible, lo que le permitirá a la empresa estar en mejor posición cuando se presenten situaciones que estén fuera de su control y que incluso afecten su propia existencia.

“Hoy es siempre el resultado de acciones y decisiones tomadas ayer. Sin embargo, el hombre, sea cual sea su título o rango, no puede prever el futuro.  Las acciones y decisiones de ayer, sin importar cuán valientes o sabias hayan sido, inevitablemente se convierten en los problemas de hoy" … Peter Drucker.