38. Hacia una adecuada gestión de los proyectos

"Primero, tenga un ideal práctico definido y claro; una meta, un objetivo. Segundo, tenga los medios necesarios para lograr sus fines; sabiduría, dinero, materiales y métodos. Tercero, ajuste todos sus medios a ese fin" … Aristóteles

Hace más de dos mil años Aristóteles enunciaba los recursos que requiere cualquier proyecto, ya sea este de construcción, de negocio o de vida. Efectivamente, no se puede realizar proyecto alguno si no se cuenta con aquello que permita no solo ejecutarlo, sino, que el mismo sea exitoso en su objetivo, el cual no necesariamente es el proyecto en sí. Esto último es importante tenerlo muy claro y lo ilustraré con ejemplos: 

*Si construyes un edificio, el proyecto de construirlo no es más que un subproyecto de un proyecto mayor que es el alquilarlo o venderlo o utilizarlo para algún fin y si por algún motivo ese edificio no es construido, es probable que se cambie su ubicación o su alcance o se busquen nuevas fuentes de financiamiento, pero se buscará que el objetivo final prevalezca porque alguien necesitará un edificio para el objetivo determinado.

* Asimismo, cuando se abre un negocio, este gran proyecto se divide en una serie de pasos previos o subproyectos, que cada uno debe culminarse satisfactoriamente para que el negocio funcione, como son la obtención de las licencias, que requieren de una serie de requisitos o pasos previos; o la construcción de una instalación industrial, los estudios de mercado, la obtención de los clientes, entre otros.

Lo importante de lo anterior es que cada uno de los proyectos se tiene que tomar con la misma seriedad y compromiso que el proyecto principal; sin embargo, las expectativas y alcances varían en función del papel que cada persona desempeña en la organización. Este es el caso del Directorio que tendrá como objetivo el proyecto principal viendo todo lo demás como pasos necesarios para el logro de ese objetivo, para el responsable comercial serán los clientes, para el responsable financiero será el conseguir el financiamiento que haga todo posible, para los responsables de cada uno de los subproyectos serán esos proyectos que les han encargado y la dedicación, así como la meta de cada uno estará en la tarea asignada.

Es necesario entonces definir cuales son los pasos que se deben seguir para realizar un proyecto, el cual parte por una definición clara de la meta y luego establecer todos las acciones necesarias para ese fin. A continuación comparto los que considero son los pasos para llevar a cabo un exitoso proyecto de negocio:

• El plan de negocio: La definición del alcance del proyecto mayor, el objetivo de la organización, el cual debe estar claramente detallado y estructurado, el cual debe responder a las preguntas: Qué queremos hacer?, Porqué queremos hacerlo? y Cómo planeamos hacerlo?. El qué se explica con la definición de objetivos principales y secundarios, el porqué, con los estudios de mercado y análisis del potencial del negocio tanto a nivel comercial como económico, incluyendo sus riesgos, y el cómo se responde sustentando como se financiará el proyecto, las gestiones que se realizarán, así como los plazos necesarios para llevarlo a cabo. La mayoría de los puntos siguientes deben ser incluidos en un plan de negocio, a alto nivel de detalle. En el siguiente capítulo del blog detallaré más sobre como realizar un plan de negocio.
• El establecimiento de los pasos o subproyectos: Una vez definido el Alcance del negocio se deben establecer los pasos a seguir para lograr el objetivo principal, como por ejemplo, el obtener las licencias, el conseguir el financiamiento, entre otros. Cada uno de estos pasos es un proyecto en si mismo y requerirá un equipo indóneo para que lo lleve a cabo. Asimismo, cada uno de estos proyectos debe tener un cronograma y un presupuesto asignados. 
• El estudio de mercado: Este es muy importante antes de iniciar cualquier proyecto, porque define la factibilidad del mismo. El alcance de este estudio de mercado no solo debe circunscribirse a la parte comercial, sino también a los costos del proyecto, estudiando como se comporta el mercado de los insumos necesarios para llevar a cabo el proyecto y el negocio en marcha, que podrían variar en el tiempo en función de coyunturas locales e internacionales, por lo que este irá asociado a un análisis de sensibilidad de los riesgos que pudieran afectar tanto los costos, como los plazos del proyecto o proyectos, lo que indefectiblemente afectará la oportunidad y por ende la rentabilidad del mismo.
• El modelo financiero o presupuesto: este debe ser realista y no demasiado optimista, acucioso y no somero, lo que implica el mayor nivel de detalle posible, evaluando cada posible contingencia como un costo del proyecto mismo, siendo necesario para esto realizar un análisis de sensibilidad estableciendo las probabilidades de cada escenario que pudieran afectar a los costos del proyecto . Por ejemplo, analizando cómo afecta un retraso en el mismo a la rentabilidad, o como afecta un incremento en el costo de los equipos/insumos o la devaluación de la moneda, o una caída de las tarifas del mercado en el plan comercial. Cuanto mayor detalle se tenga y se analice, menor será el riesgo de quedarse sin fondos, mostrándoles a los inversionistas que tan sólido es el mismo, estableciendo planes para mitigar los riesgos; así como, cuanto se requerirá para su ejecución, incluidas las posibles contingencias.
• El financiamiento: Si se ha realizado un buen plan de negocio, con un estudio de mercado sólido y un modelo financiero realista, este puede ser presentado a las instituciones financieras, quienes lo someterán a una serie de pruebas ácidas para determinar la solidez del modelo, cuestionando el modelo de negocio y evaluando su factibilidad comparándolo con modelos de negocios similares. La ecuación aquí en inversamente proporcional, a mayor solidez del modelo tanto financiero como comercial, menor será la tasa de interés que se obtenga, así como las condiciones de plazos y garantías exigidas.
• El cronograma: Este debe tener hitos claros que deben ser cumplidos. Dado que el proyecto de negocio se divide en distintos proyectos, estos deben plasmarse en cronogramas individuales y un cronograma que relacione todos ellos. Una vez ello ese cronograma matriz se identificará el plazo total del proyecto de negocio y si este no se ajusta a las expectativas de los inversionistas se tendrán que revisar los subproyectos para realizar los ajustes que sean necesarios hasta llevarlo al plazo final buscado. Aquí hay que ser realista y sincero en los plazos que se pueden manejar, ya que muchas actividades no dependerán del equipo de trabajo; si un estudio ambiental tarda 6 meses en ser aprobado, no se puede colocar menos que ese plazo porque no sería realista, sin embargo, si se pueden hacer ajustes a otras actividades que si se pueden controlar para lograr la meta esperada.
• El equipo del proyecto: Si se tienen claros los objetivos se tendrá claro a quienes se necesita para llevarlos a cabo. Generalmente el gerente del proyecto es el gerente general, quien a su vez contratará a un responsable de proyectos para que lidere los subproyectos. Es importante tener claro que en un proyecto de negocio todos son miembros del equipo de proyectos, desde el gerente general, el financiero, el responsable de compras, el legal, el de seguridad, el de ingeniería, etc. Cada uno tiene una función específica que cumplir, que se interrelaciona con las demás de forma matricial y, por tanto, sus tareas asignadas son parte del cronograma general del proyecto.
• La definición de procesos y toma de decisiones: Para que un proyecto funcione se tienen que establecer políticas y procedimientos claros, los cuales deben ser comunicados a toda la organización. Asimismo, se deben establecer cuadros de toma de decisiones que indiquen claramente los niveles de autoridad de cada integrante del equipo, estableciendo montos y tipos de decisiones que cada uno puede tomar. Esto evitará problema posteriores a la hora de tomar decisiones, pues todos tendrán claro que es lo que tienen que hacer y cómo hacerlo.
• La identificación de los stakeholders: Al realizar un proyecto hay muchas partes interesadas: los accionistas, el Directorio, las instituciones que financian el proyecto, las autoridades, los clientes y la comunidad. Cada uno tiene expectativas diferentes y todas deben ser identificadas para ser atendidas, teniendo en cuenta el papel de la empresa de generar rentabilidad, por lo que una vez identificadas deben establecerse un plan que se ajuste a lo que la empresa puede atender. Esto también debe ser incluido en el presupuesto del proyecto.
• La identificación de los riesgos: Cuando se realiza un buen estudio de mercado y se identifican las expectativas de los stakeholders se pueden identificar los riesgos que esto implica y se debe establecer un plan para mitigarlos. Este plan debe ser revisado periódicamente para identificar cambios que pudieran afectar al proyecto y hacer los ajustes que sean necesarios en el proceso, informando de estos cambios a la gerencia, quien a su vez lo deberá informar a los inversionistas puesto que lo peor que puede pasar es no informar de estos eventos y que se enteren cuando pase algo que ponga en riesgo, ya sea la ejecución del proyecto, como su cronograma o costos. La identificación de riesgos es una actividad multidisciplinaria y todos los riesgos deben ser anotados y sopesados de manera adecuada, estableciendo una probabilidad de ocurrencia que será ajustada en cada revisión. De esto depende el éxito o fracaso del proyecto.
• La identificación de licencias y permisos necesarios: Esto es un tema crítico y su mala identificación en requisitos y plazos puede significar que un proyecto nunca vea la luz. Muchos proyectos fracasan o se retrasan porque no se identificaron todos los requisitos que eran necesarios para su ejecución, o porque no se monitoreó la normativa para conocer los cambios que pudieran afectarle.

“Si no te preparas, te estás preparando para fracasar" … Benjamin Franklin.

Hasta ahora solo se ha tratado de la preparación para llevar a cabo uno o varios proyectos, pero no se ha visto todo lo que implica llevarlo a cabo, que parte por una serie de actividades que se tienen que manejar de manera simultanea y coordinada para que el proyecto sea exitoso:

• El control de los proyectos: El responsable del proyecto desde el más alto nivel, debe controlar el cumplimiento del cronograma y realizar un adecuado seguimiento de los presupuestos aprobados, reportando cualquier cambio que pudiera afectar al mismo. Estas revisiones deber ser periódicas, con la suficiente continuidad que permita tomar decisiones rápidas, en comités donde participen todos los que toman decisiones en cada uno de los proyectos, incluyendo a las áreas financieras y técnicas. Lo reportado y acordado debe ser anotado en actas para su seguimiento en cada comité.
• La gestión del tiempo: Es responsabilidad de cada miembro del equipo el hacer seguimiento a sus tareas asignadas, reportando cualquier retraso que pudiera afectar al proyecto, dado que este retraso puede afectar a otras actividades o proyectos, ya sean bajo su responsabilidad o de otros equipos. Este seguimiento debe revisarse en cada comité para hacer los ajustes necesarios para poder llevar al proyecto o proyectos de nuevo al plazo objetivo.
• La gestión de los costos: Así como se revisan los plazos, también se deben revisar los costos y ajustar los mismos continuamente para no excederse de lo planificado. Si bien en la realidad tanto los plazos y costos de un proyecto tienden a excederse de lo establecido inicialmente, se debe tener trabajar para que esto ni suceda y no solo pensando en que se debe cumplir el objetivo que es que el proyecto se realice. Si el proyecto se realiza, pero los costos y/o los plazos fueron mayores, entonces se habrá fracasado en el encargo. Es tarea del líder del proyecto, así como del líder de la Organización el hacer los ajustes necesarios cuando se identifique cualquier desviación a lo establecido.
• La gestión de calidad: Es importante revisar que el proyecto se lleva a cabo no solo en plazo y costo, sino también en forma, que los procedimientos se cumplen, que los entregables son adecuados y que todo se encuentra adecuadamente documentado para posterior auditoría y análisis. Para esto se deben establecer métricas y checklists que permitan medir el performance del equipo, en plazos de entregables y con formatos que sean de conocimiento de los miembros del equipo. Asimismo, son importantes las revisiones de los documentos generados y una doble revisión de cada documento que pueda tener implicancia legal para la compañía, ya sea para la gestión de permisos o por reportes que salen hacia los stakeholders. La calidad de un proyecto es la combinación del control, los costos y el tiempo, así como del resultado final que es su culminación.
• La gestión de los equipos de trabajo: La búsqueda del equipo no será fácil ni rápida y es probable que la persona o personas elegidas no se lleguen a adecuar al equipo de trabajo. He visto casos donde se han tenido que dar muchos cambios en el equipo porque no se adecuaban al estilo de liderazgo del gerente del proyecto o porque las condiciones de trabajo no eran las esperadas. Aquí también es importante que el líder de la organización se mantenga muy de cerca, haciendo los ajustes necesarios para que se cree un buen ambiente de trabajo, asegurándose la comunicación interna y externa sea clara y fluida, así como, que los diversos equipos trabajen de manera eficiente y coordinada.
• Las lecciones aprendidas: esto, que mucha veces es dejado de lado, es un tema importante, porque las lecciones aprendidas no pueden quedar en una persona y deben ser compartidas con toda la organización, esto porque si sabemos que se hizo mal o que no funcionó y lo que hizo para remediarlo, en el futuro no debería suceder nuevamente y para asegurarnos de ello es importante documentarlo y difundirlo.

No ha sido mi intención llevar a cabo un tratado de como llevar a cabo un proyecto exitoso, para eso hay mucha metodologías de proyectos ampliamente probadas, más bien el objetivo ha sido el plasmar, desde mi experiencia, aquellos temas que no debemos dejar de lado al llevarlos a cabo y evitar que otros cometan los mismos errores que cometí en el camino, porque mucho de lo que aprendí se basó en un proceso de prueba y error, además de mucho sentido común.

“La gestión de proyectos es como hacer malabares con tres bolas: tiempo, costo y calidad.  La gestión del programa (de proyectos) es como una compañía de artistas de circo parados en círculo, cada uno haciendo malabarismos con tres pelotas e intercambiando pelotas de vez en cuando " … G. Reiss