7. La agenda: tu mejor amigo

Un gran reclamo de la gran mayoría de personas es la falta de tiempo y creo todos alguna vez hemos pasado por la situación de que el tiempo disponible para la cantidad de tareas pendientes a realizar lo sentimos como insuficiente, aunado a que surgen, además, nuevos asuntos o tareas que atender, siendo particularmente destacable esta sobrecarga en el area laboral donde se nos hace difícil cumplir con nuestras tareas a tiempo, recibiendo reclamos y llamadas de atención, que consideramos injustificados, como si hiciéramos mal nuestro trabajo. 

Muchas veces, estas actividades pueden y deben ser planificadas y hasta previstas y no es mas que cuestión de orden, comunicación y trabajo en equipo. No podemos planificar las urgencias, pero si tenemos las cosas en orden, podremos dedicarles el tiempo que merecen sin que las demás actividades dejen de cumplirse en el plazo previsto.

“Eficiencia es hacer las cosas correctamente; efectividad es hacer las cosas correctas”...Peter Drucker.

La vida no es planificada, metódica u organizada, y esto aplica tanto a nuestra vida personal como al trabajo. No sabemos lo que va a pasar mañana y los imponderables siempre van a presentarse y lo que se espera de nosotros es que los atendamos, “además”, del resto de nuestras actividades y es allí donde un método de planificación juega un papel importante, pues nos permitirá no solo tener todo en orden, sino también cumplir con lo que ofrecemos. Los profesionales más destacados son aquellos que cumplen con lo que ofrecen y son capaces de manejar una serie de situaciones de manera simultánea cumpliendo con todas ellas de manera destacable.

Pero como lograr lo anterior?. Bueno, pues hay mucho métodos probados con expertos dando cátedras de como hacer las cosas con más orden, pero lo que todos los métodos tienen en común es la agenda, algo que ha ido evolucionando desde un cuaderno hasta herramientas informáticas con recordatorios de nuestras actividades. Al final el método más efectivo es el que funciona para uno.

Ninguna planificación funcionará si no se trabaja en equipo. Como planificas tu día y evitar interrupciones si los demás no saben que estás ocupado? Como planificas tu tiempo si cada vez que recibes un encargo o un pedido no eres capaz de negociar los plazos?. Esto es importante explicarlo: Cuando tienes una tarea que hacer y luego otra y luego otra, tienes que ser capaz de organizarte para cumplirlas; nadie te va a preguntar si estas ocupado y todo te lo pedirán de manera urgente, pero el día tiene solo 24 horas y necesitas dormir!. En realidad, no todo es tan urgente como nos lo piden y lo que te pidieron para mañana es probable que pueda esperar un par de días, pero para saberlo es mejor explicar que es lo que tenemos que hacer y negociar como cambiará el orden de nuestras prioridades. También con los compañeros de trabajo se pueden alcanzar acuerdos de nivel de servicio, que establecen plazos para entrega de cierta Informacion o elaboración de ciertas tareas, esto en acuerdo con la alta gerencia; de esta manera, se podrá realizar una mejor planificación a nivel de todo el equipo.

“El desafío no es administrar el tiempo, sino administrarnos a nosotros mismos”... Stephen Covey.

El empleado desaparecido

Hace unos años estábamos preparando un presupuesto y esperando la Información del analista, la cual debía llegar el jueves; ese día, al final del día, cuando se le llamó a preguntar indicó que estaba retrasado porque había tenido que entregar otra información que también se le había pedido preparar, la cual tenía pendiente, pero que esa noche trabajaría y el viernes en la mañana entregaría lo solicitado. El viernes llegó y lo llamamos a las 2pm pero la información no estaba lista, siendo su explicación que había encontrado algunos errores que corregir y que le tomaría un par de horas solucionarlo. Al final del día no había enviado la información y recibimos un email en su lugar con una explicación de que los números no cuadraban pero que los estaba revisando, por lo que lo tendríamos a la mañana siguiente en nuestra bandeja de correo. El sábado no lo teníamos y ya ni contestaba el teléfono o los correos que le enviábamos. La información finalmente la recibimos el domingo en la mañana.

El lunes lo llamé a mi oficina y luego de llamarle la atención, explicándole de que era una falta de respeto el no responder y recordándole que la fecha de entrega el mismo la había establecido en una reunión previa, me respondió que estaba cargado de trabajo por lo que recién había podido empezar un día antes a preparar lo solicitado y no esperaba encontrarse con errores; además, se sentía estresado por la carga laboral que tenia y por ese estrés dejó de responder hasta tener todo listo.

Le pedí revisar su agenda y lo que encontré fue que no tenia una, sino una lista de actividades que realizar, las que no tenían ni fecha de inicio ni término. Según me explicó estos encargos habían sido solicitados por el área de proyectos, legal y finanzas, pero que no le habían puesto fecha de entrega, indicando solo de que era urgente; esto en adición a sus tareas diarias que también tenia pendientes. Tampoco tenía un control de sus reuniones, solo se basaba en las que recordaba o que le agendaban, por lo que le pasaba ocasionalmente el olvidarse de alguna reunión que no había agendado.

Una vez que salimos de la urgencia del presupuesto nos tomamos una tarde para revisar sus pendientes, llamando a cada gerente de área para preguntarle sobre los encargos que le habían dado y reprogramando las mismas, poniéndole fechas realista que en analista se comprometía a cumplir. Asimismo, le pedí llene todo lo que tenia que hacer y las reuniones por venir en su agenda y la compartiera con el resto del equipo. Al final, esto logró mejorar su puntualidad en la entrega de la información, mejorar el nivel de satisfacción del resto del equipo y lo mejor, que ya no tuvo que quedarse trabajando los siguientes fines de semana.

“Si caminas solo irás más rápido; si caminas acompañado llegarás más lejos”... Proverbio Chino.

Tips para el manejo del tiempo

Cuando era joven tuve un mentor, alguien a quien respeto y admiro mucho y que lamentablemente ya no está con nosotros. Esta persona nunca me dijo que hacer, pero con sus charlas y su ejemplo, me dió muchas lecciones, siendo algunas de ellas la del manejo de la agenda y del tiempo; otras las he ido aprendiendo en mi experiencia profesional en base a prueba y error:

• Guardar y anotar todo en un lugar y con un orden donde pueda ser encontrado rápidamente, ya sea por tema, por fecha, o por palabras clave, pero tener la información disponible para que pueda ser encontrado cuando se necesite sin tener que ponerse a buscarlo. Esto también ayuda a que en una reunión se vaya mejor preparado y no poniéndose a buscar las cosas delante de otros, afectando al tiempo de todos.
• Agendar todo, no solo las reuniones, también las llamadas, las cosas que se tienen que recordar para hacer y las tareas pendientes, poniéndoles fecha de inicio y fin. 
• Revisar todos los días la lista de todo lo que se viene los siguientes días, no para estresarse, sino para revisar si el orden de prioridades a cambiado o se puede adelantar alguna actividad.
• Cuantos se recibe un nuevo encargo, establecer acuerdos sobre la fecha de entrega y compartirlo con el superior inmediato para revisar juntos la lista de pendientes, cambiando el orden de los mismos, si es posible.
• Avisar con anticipación si no se va a poder cumplir las fechas ofrecidas. Esto por un tema de respeto al compañero de trabajo, sin importar si es el jefe o no.
• Pedir ayuda si es necesario, por ejemplo, cuando se presenta una urgencia que cambia el orden de prioridades. En un equipo sano si uno necesita ayuda los demás le dan una mano, pero para esto se requiere de buena comunicación y respeto en el equipo. El problema de un miembro del equipo es un problema de todo el equipo porque todos persiguen el mismo objetivo y si un engranaje falla, todo el sistema falla.
• La reuniones de coordinación, sin abusar de la cantidad y de la duración, ayudan para coordinar las actividades y tareas pendientes y comprometer al equipo en su cumplimiento; así como, para identificar posibles contingencias y retrasos.

Para terminar, recalcar la importancia de la adecuada organización de actividades y el manejo del tiempo, como herramientas básicas de cualquier lider de equipo. Qué mal se ve un jefe desorganizado o incapaz de cumplir con sus tareas, es alguien que ni inspira respeto ni puede liderar adecuadamente un equipo que necesita de su capacidad de organización para lograr sus objetivos.

“El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”... Jean-Pierre Sergent.