36. Las reuniones: el tiempo de todos es valioso

"Cuanto más larga es la reunión, menos se logra" … Tim Cook.

En mi carrera profesional he asistido a una innumerable cantidad de reuniones de trabajo, las cuales han sido y son de todo tipo: para informar algo, para coordinar, para discutir un problema, para analizar temas operativos, comerciales, financieros, etc. Cada reunión significa una preparación y una serie de tares como consecuencia de la misma, donde tanto una como la otra (preparación y tareas), requieren dedicación de tiempo, así como un esfuerzo mental y físico.

Las reuniones son importantes y muchas veces son necesarias, pero hay que saber administrarlas, tanto en cantidad como en tiempo, de una forma inteligente y es responsabilidad del líder de la organización el establecer una cultura de reuniones que sean altamente efectivas, es decir, que las mismas se den cuando sea realmente necesario y que las mismas duren el tiempo justo y necesario para tomar decisiones productivas para la organización. Es mejor, muchas veces una coordinación o reunión uno a uno que convocar a muchas personas en un mismo momento cuando no van a aportar al tema en discusión.

“Nunca debe ir a una reunión o hacer una llamada telefónica sin tener una idea clara de lo que está tratando de lograr” … Steve Jobs.

Pero como saber cual es la justa medida o cuando es realmente necesario convocar a una reunión?. Primero, se debe tener un objetivo claro, no solo reunirse, por ejemplo, para discutir como va la operación, sino, ya teniendo claro una lista de problemas identificados y establecer una agenda donde se discuta cada uno de esos problemas, donde se establezca un plan de solución y el compromiso de los miembros del equipo para solucionarlos. Tampoco se debe invitar más gente de la estrictamente necesaria para ello, como por ejemplo, no invitar al contador cuando no tiene ninguna o muy poca relevancia en el proceso; en esos caso es mejor solo informarle posteriormente de las decisiones tomadas. Otra alternativa es ni siquiera convocar a la reunión y solo reunirse con el responsable de operaciones para discutir previamente con la persona esos temas y tratar juntos de diseñar un plan de acción, convocando, en caso de ser necesario, ya sea mediante una llamada puntual o una reunión más precisa a quienes tengan que ver con algún punto que requiera mayor detalle. Es decir, tratar en todo momento de evitar una reunión con todo el equipo de ser posible.

El tiempo es otro factor clave a cuidar, buscando que sea el menor posible y para esto el tener una agenda preparada, con tiempos definidos para cada punto de la agenda y cuidar que esos tiempos no se extiendan es clave, lo que dependerá de quien lidere la reunión para hacer que la misma sea eficiente y productiva dentro del tiempo establecido. Si para esa reunión se solicitó preparar información se deben poner reglas claras de cuanto tiempo se dispone para la presentación y las preguntas, esto obligará al equipo a ser ejecutivo con la presentación y no extenderse con información que puede fácilmente ser explicada, teniendo la información a la mano por si hay preguntas y/o enviándola con anticipación para que pueda ser revisada. Decir esto es fácil, lo difícil es lograrlo, porque muchas veces no se logra culminar a tiempo la presentación, porque se va pidiendo información adicional porque pocos leyeron la información enviada previamente o porque el objetivo de la reunión era tan genérico que abre la puerta para discutir muchos temas que no son relevantes al objetivo de la convocatoria.

"Cuando el resultado de una reunión es tener otra reunión, ha sido una reunión pésima" … Herbert Hoover.

Para que una reunión sea productiva y eficiente, dentro de la misma se debe establecer una dinámica donde todos puedan opinar y no se sientan intimidados a no hacerlo, donde se respeten todas las opiniones o preguntas, pero se delimite claramente el tiempo de participación y todos lo respeten. Para lograrlo se deben seguir las siguientes pautas: 

* una introducción, donde se ponga a todos los participantes en contexto de lo que se va a discutir, con hechos y datos relevantes para la discusión, 

* una ronda de preguntas para aclarar cualquier duda al respecto y brindar informacion adicional si es necesario,

* una ronda de lluvia de ideas, donde se permita lanzar cualquier idea a quien quiera participar, pero sin cuestionar lo que se diga, anotando cada idea para que todos puedan opinar al respecto, discutiendo cada idea y quedándose con aquellas que tengan mayor consenso como posibles pasos a seguir,

* una ronda donde se seleccione el mejor planteamiento presentado y discutir los siguientes pasos, asignando responsables y plazos,

Todo lo anterior puede parecer que toma demasiado tiempo, pero se puede hacer en treinta minutos o como máximo una hora, dependiendo de la complejidad del tema a discutir. El que no se excedan de ese tiempo es responsabilidad de quien dirige la reunión.

"La capacidad de un gerente para convertir las reuniones en un entorno de pensamiento es probablemente el mayor activo de una organización" … Nancy Kline.

Pero que pasa cuando una presentación a un comité, donde hay una agenda ya determinada y tienen reuniones periódicas?. Aquí se debe desarrollar la capacidad de síntesis, brindando en pocas diapositivas o cuadros la información relevante para la toma de decisiones. El concejo aquí es utilizar parte del tiempo de la primera reunión para presentar una propuesta de información y pedir opiniones de que quisieran ver en adelante, de manera que en las siguientes ya se tiene una plantilla determinada y con eso se va directo a los puntos relevantes de la discusión, como por ejemplo, mostrando en un solo cuadro las ventas por país, canal y producto y no teniendo que preparar una diapositiva por país con información que no sea de relevancia para quienes asisten a la reunión, pero teniendo a la mano la información ampliada por si se quiere discutir algún punto más a profundidad.

La pandemia que azotó el mundo entero cambió la forma de llevar a cabo las coordinaciones, con muchas llamadas telefónicas y muchas más reuniones virtuales para coordinar temas incluso muy sencillos de resolver. Lo que se perdió en este tipo de interacción son las coordinaciones de pasillo en la oficina, esas reuniones informales que ayudan a evitar reuniones, coordinando temas de forma rápida y compartiendo información relevante para el negocio permitiendo tomar decisiones al momento. Algo que me ha funcionado muy bien son las reuniones de 5 minutos, donde se coordina con otra persona o personas en un tiempo muy corto sobre algún tema y se definen pasos a seguir, esas reuniones son muy productivas, pero requieren que se le enseñe al equipo que esa es la dinámica que se espera donde cada participante es muy puntual en lo que pone sobre la mesa y rápidamente se resuelven los problemas y se define quien coordinará con otras personas las siguientes acciones, para luego solo ir preguntando los avances sin tener que convocar a una nueva reunión. Esto ayuda a descongestionar el tiempo del equipo, pero por otro lado, requiere una alta capacidad de análisis, de seguimiento y control puesto que siempre habrá alguien que no termine haciendo lo que debe en el plazo que se había establecido.

“Las reuniones son síntoma de una mala organización.  Cuantas menos reuniones, mejor” … Peter Drucker.

La presentación al banco

Hace muchos años el dueño de un fondo de inversiones, quien era una persona muy pragmática, me enseñó que cuando le presentaban la información de una nueva inversión solo le presentaban una página con lo datos más relevantes del modelo financiero a evaluar. Esto me quedó grabado, aunque siempre me pareció que era algo insuficiente hasta que tuve que negociar un financiamiento bancario por mi mismo.

A la hora de preparar la información, con la ayuda de un asesor, tuve que desarrollar mi capacidad de síntesis, preparando en pocas páginas la información del proyecto y en una hoja de cálculo con solo un flujo de caja los detalles del modelo financiero. Efectivamente, a partir de esa información y como había sido preparada tuvimos una reunión con los banqueros para presentar el caso de negocio, donde la reunión no tarde más de un par de horas, donde las preguntas eran más sobre el modelo de negocio y la estructura de ingresos y costos para entender las cifras presentadas. A ninguno le interesó preguntar sobre funcionaban las máquinas o cuantos vigilantes se tenían o porque se tenia más o menos personal, porque no era relevante para el análisis ya que se partía de la premisa de que conocíamos lo que había que hacer y como hacerlo, sino, más bien, el entender las premisas básicas que harían rentable el negocio.

Finalmente, sin ahondar demasiado en información poco relevante se tomó la decisión para financiar el proyecto y por mi lado entendí que para tomar decisiones hay que saber concentrarse en lo que realmente ayude a la toma de decisiones y no perder el tiempo en aquello que no sea relevante para el proceso. Eso mismo, aplicado en la empresa ayuda mucho a no distraer la atención o el tiempo de los participantes en lo que aporta valor o que no sea el objetivo de la reunión, haciendo las reuniones más eficientes y productivas.

En resumen, debemos entender que el tiempo del equipo es valioso, la cantidad de tareas que tienen que realizar para hacer que la empresa funcione y a la que les deben dedicar tiempo hace que no tengan mucha holgura para dedicar tiempo a reuniones, por lo que se debe evitar, en lo posible, convocar a reunirse si no es necesario y si podemos solucionar el tema con una llamada o una reunión de 5 minutos o en una conversación de pasillo siempre será mejor que llenarse de comités y reuniones para discutir temas y si esto es realmente necesario se debe buscar que las mismas sean lo más eficientes y productivas posibles con agendas claras y detalladas y manejándolas de manera que tomen el menor tiempo posible, lo que requiere desarrollar en el equipo y en nosotros mismos la capacidad de análisis y síntesis.

“Tienes una reunión para tomar una decisión, no para decidir sobre la pregunta” … Bill Gates.