4. Procrastinación: no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy

La palabra procrastinación (del latín procrastinare: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción de diferir o retrasar actividades o situaciones.

Algunos llaman a esto “la enfermedad de nuestros días”, pero ya hace mil años los griegos la definieron y hasta los babilonios pusieron leyes para combatirla. También se dice que se procrastina por temor/fastidio de enfrentar una tarea/situación incómoda o poco agradable y que trae como consecuencia un sentimiento de culpa en quien la practica. La verdad es que no soy psicólogo y por tanto no puedo definir porqué hacemos o dejamos de hacer las cosas, pero si puedo compartirles experiencias y juntos analizar las consecuencias para que luego cada uno encuentre aquello que le funciona, partiendo del entendimiento de la importancia de tenerlo bajo tu control.

En primer lugar, procrastinar no es siempre malo, pues cuando tomamos una decisión importante a veces debemos esperar al momento adecuado para hacerlo. No tomas una decisión sobre las acciones por el comportamiento de un personal a tu cargo si no estas con la mente calma, te has tomado el tiempo para pensarlo y has establecido una línea de acción en función de un análisis de las consecuencias. Para quien está a tu lado y te está presionando por tomar esa decisión le puede parecer que eres flojo o poco diligente, pero tu responsabilidad es tomar la mejor decisión y lo peor seria que la misma sea apresurada. Por más que los demás te digan que es urgente, debes analizar la real urgencia de cada situación y establecer el orden de prioridades en consecuencia.

Ahora bien, lo que es importante o urgente para ti no necesariamente es importante para los demás y viceversa, así que aquí los criterios deben ser; “la consecuencia” y “la urgencia”. Si entendemos bien el “que pasa si” y el “cuando se requiere” vamos a ser capaces de darle a la tarea el lugar que le corresponde. Pero que pasa con aquellas tareas que no nos gustan o aquel tema que no queremos enfrentar por temor a las consecuencias?. Aquí debemos volver a las dos preguntas iniciales y a la necesidad de asumir un rol de liderazgo en la organización que Implica hacer las cosas y tomar las decisiones como deben y cuando deben hacerse.


El secreto para salir adelante es simplemente empezar...Mark Twain


El tanque medio lleno

Hace unos años, estábamos recibiendo un buque en el puerto de un terminal donde el producto debe llegar desde el muelle por una tubería hasta un tanque en tierra, el cual, una vez lleno, se cambia por otro tanque para que se reciba el producto restante. Dado que esta operación tarda de uno a dos días, debe haber un cambio de guardia cada 12 horas que es cuando llega un nuevo supervisor. Durante la descarga el supervisor debe anotar cada hora en un cuaderno de ocurrencias las medidas que va tomando de producto en el tanque para estimar la cantidad recibida, de manera de calcular en cuantas horas se llenará el tanque. El buque también toma sus propias medidas, pero el procedimiento indica que la medida que se debe tomar en cuenta es la del tanque. En esta ocasión, cuando se hizo el primer cambio de guardia el supervisor entrante, al poco de llegar, activó la alarma del terminal y detuvo la operación. Que pasó? El tanque se había sobrellenado y habia generado un rebalse que gracias a las medidas adoptadas se contuvo rápidamente.

Dada la gravedad de la situación se realizó  una profunda investigación de lo acontecido llegándose a la conclusión de que esto era parte de una serie de eventos que partían de un sistema que si bien era funcional, era tan incomodo que el personal no quería seguirlo. Primero, dado que la operación tomaba varios días, en las noches el personal no quería subir los 15 metros de altura a medir los tanques porque hacia demasiado frío, por lo que se había vuelto practica común tomar como ciertos los datos que le enviaba el buque. Además, el nuevo sistema de control, aunque brindaba mucha mas información que el anterior, no era del agrado de los supervisores, porque tenia demasiados pasos, de manera que las operaciones diurnas eran llenadas en el tiempo libre que tenían en las noches, dado que no salían a medir los tanques. Finalmente, el supervisor de relevo, partiendo de las mismas premisas, no veía necesario ir a verificar la información a su llegada, por lo que mejor se quedaba en la oficina y esperaba hasta cuando fuera necesario para tomar su medición, confiando en lo que el cuaderno tenía registrado.

Las lecciones aprendidas y que nos llevó a hacer varios cambios y programas de capacitación fueron: que el sistema y el procedimiento eran poco amigables y por tanto el personal los evitaba lo más posible. Que no usaban el criterio adecuado para determinar las prioridades, porque era más importante evitar que les llamen la atención al día siguiente por tener el sistema desactualizado que ir a medir los tanques, que si bien sabían era una actividad critica, confiaban mucho en su experiencia, dado que “nunca había pasado nada”.

El informe errado 

Cuando era analista, mi trabajo consistía en preparar reportes y realizar análisis para la gerencia comercial. En una ocasión recibí el pedido de llamar a algunos clientes y consultar sus pedidos para los próximos meses; sin embargo, no era que me gustara llamar a los clientes ya que en esa época prefería estar más con mi computadora que con otros, pues me sentía más cómodo hablándole a grupos grandes que tener una conversación uno a uno con otra persona. Como quería evitar hacer lo que me pidieron hice lo que me gustaba, por lo que saqué la información de las bases de datos de ventas de la empresa, de los vendedores y de bases de datos externas, para luego estimar las ventas a mediano plazo. Cuando presenté la información ya habían pasado algunos dias, por lo que el gerente de ventas se enojó dado que lo que me había pedido era simple, unas llamadas y compartirle la información, por lo que me insistió que haga las llamadas inmediatamente. Al final lo hice y la información que me dieron difería de mis propias proyecciones, por lo que tuve que reprocesar mi informe y presentarlo nuevamente. Si hubiera hecho lo que me pidieron, cuando me lo pidieron, me habría ahorrado varios dias de trabajo, , pero en mi afán de evitar hacer lo que me habían pedido, porque era incomodo para mí tuve que reprocesar todo, lo que hizo que se me acumulara el trabajo y tener que dedicar el fin de semana a ponerme al dia,

Estos dos ejemplos nos muestran la necesidad de analizar tanto la importancia, el contexto como la consecuencia de cada decisión que tomamos y que el dilatar algo debe ser una decisión consciente y bien analizada, donde el temor, la incomodidad o la fatiga no deben ser los que nos motiven a dejar de lado lo que tenemos que hacer.

Creo que los buenos profesionales no dejan de lado cosas solo porque las redes sociales o los amigos los llevan hacia otro lugar, puesto que la responsabilidad les hace sentir la necesidad de cumplir primero con sus tareas importantes. Lo complejo es decidir bien que tarea es la que debemos hacer y cuando debemos hacerlo, por lo que siempre debe ser anotarlo en algún lado y de alguna forma que nos funcione, para hacerle seguimiento y cumplir con lo que nos hemos comprometido con nosotros mismos; a su vez, no se debe perder de vista que los negocios son dinámicos y lo que hoy está como número uno en la lista, para hacerlo hoy mismo, puede cambiar de un momento a otro para segunda prioridad, y terminar haciéndolo mañana.

Algo que me pasa muy seguido es verme enfrentado a una gran cantidad de correos electrónicos, mensajes en el celular, llamadas y reuniones, pero tengo la costumbre de no responder cuando estoy en reunión por respeto a quien tengo al frente. Lo que si hago es darle una ojeada a la vista previa del mensaje para ver si es algo que puedo ver después o si el tema amerita la urgencia de pedir permiso en la reunión para atenderlo. Luego, en mi oficina, comienzo a abrir mis mensajes y responder los que se pueden atender solo con un si o no. Si requiero más información los respondo indicando ello y los que requieren más tiempo para decidir y pueden esperar los dejo para mas tarde mientras me informo más, decido que hacer y/o pido otras opiniones. Entonces, después de atacar lo urgente y lo fácil, le dedico mas tiempo a lo que tiene y puede ser decidido con calma, así esto me tome unos días. Como no somos máquinas y nos sentimos cansados y agobiados, cuando esto sucede, le dedico unos minutos a leer algo o hacer una llamada o responder aquellos mensajes un poco mas triviales o menos urgentes, de manera que me relaje la mente para continuar con el dia.

En resumen, procrastinar es malo si esto nos lleva a dejar de hacer las cosas importantes por hacer cosas que no generan valor a la organización; asimismo, cuando se vuelve una constante que no nos deja dar lo máximo de nuestro potencial. Pero no debemos sentirnos culpables de dedicar unos minutos para relajarnos o a la familia porque es también importante tener la mente fresca para renovarnos y hacer mejor las cosas y/o tomar mejores decisiones. También es importante que siempre analicemos el proceso, la necesidad y las consecuencias de nuestras tareas y si se tiene que cambiar algo lo planteemos pues todo es factible de hacerse diferente y mejor.


“Lo que eres es lo que has sido. Lo que serás es lo que haces a partir de ahora”... Buda.