26. La gestión contable y tributaria: aquello que no vemos

“Si comprende cómo el dinero puede funcionar a su favor y en contra, puede tomar mejores decisiones.  La educación financiera no se trata de riqueza, sino de comprender el dinero independientemente de la cantidad. Se trata de cómo lo trata y cómo maximiza las oportunidades" ... Mellody Hobson.

La frase anterior es muy cierta, ya que no es solo cuestión de tener dinero o tener planes para obtenerlo, si no sabemos como funciona y como cuidarlo, nuestros planes pueden fracasar o perder todo lo ganado. Esto que puede parecer confuso lo paso a explicar con unos ejemplos:

Imagine que está dirigiendo un negocio rentable, con buenos ingresos, habiendo invertido una parte importante de estos ingresos en mejorar la infraestructura del negocio, así como en una oficina nueva que muestre la solidez de la compañía; de hecho no habría problema en efectuar estos gastos porque los ingresos siguen fluyendo, así que debe haber dinero suficiente para ello…al parecer. Si no es ordenado y lleva una adecuada gestión contable o no conoce los principios que la rigen, es probable que le sorprenda que tiene que pagar el treinta por ciento de sus ganancias a la autoridad tributaria y que un dieciocho por ciento de los ingresos deben devolverse porque corresponden al impuesto a las ventas, además de que bajó ciertas condiciones deberá pagar un porcentaje de sus utilidades para los trabajadores o que podría estar sujeto a pagos anticipados de impuestos como detracciones, retenciones, impuesto a los activos, etc., por lo que luego de revisar las finanzas no contaba con tanto capital disponible como pensaba, lo que le traería problemas, por haber dispuesto de un dinero que realmente no podia disponer o porque asumió gastos que no podrá cubrir.

Ahora bien, imagine que tiene un plan para un nuevo negocio, este plan está bien estructurado y confía en que dará resultados, sin embargo, requerirá de financiamiento bancario y el banco le pide información de los estados financieros proyectados del negocio, por lo que debe preparar un estado de resultados (también conocido como estado de ganancias y pérdidas) y un estado de situación financiera (también conocido como balance general), ambos para mostrar la proyección financiera de la futura empresa por el periodo del financiamiento solicitado, para determinar si se contará con la capacidad de pagar el crédito al banco. Este análisis requerirá, más allá de la proyección de las ventas y gastos, también la depreciación de los activos, los tributos que se prevén pagar, los pagos de los financiamientos, la provisión de capital de trabajo, de aportes, de pago de dividendos a los inversionistas, etc., siendo importante contar con una asesoría financiera sólida que permita identificar las mejores opciones para la empresa tanto para depreciar los activos o para las condiciones de créditos a tomar o para escoger el mejor régimen tributario para el nuevo negocio. Más allá de que tan bien a sea la idea del negocio, el tomar las mejores decisiones financieras desde el principio y un adecuado planeamiento pueden significar la diferencia entre el éxito o el fracaso del negocio, siendo esto es lo que analizan las instituciones financieras cuando vamos a pedir un crédito para un negocio.

Ambos ejemplos pretenden mostrar la importancia de una adecuada gestión financiera de la empresa, un trabajo que recae en el gerente financiero y el área contable de la empresa (generalmente en empresas medianas o grandes) o en el contador en empresas más pequeñas, siendo estos temas que muchas veces no llegamos a analizar y revisar con el debido cuidado, concentrándonos en cuanto dinero tenemos en la cuenta bancaria, pero sin ver todo lo que hay detrás de ese dinero y las consecuencias de tenerlo. 

Muchas veces las falencias que tenemos en la gestión contable o tributaria nos trae consecuencias desagradables durante las auditorías de la autoridad tributaria, con multas que debemos asumir o pagos que no teníamos presupuestado, por un inadecuado control o previsión de estos temas a los que no le dedicamos el tiempo adecuado.

A continuación detallaré algunos puntos los cuales, en mi experiencia, no debemos descuidar:

• El método de depreciación y amortización: Cuando compramos un bien (activo) para la empresa, se presupone que este tiene una vida útil y que luego de culminada este bien será reemplazado. Por ejemplo, cuando compramos un vehículo la autoridad permite despreciarlo en 5 años, lo que significa que de nuestros ingresos podemos guardar hasta 20% por año para comprar uno nuevo después de ese plazo. Si bien en la práctica tal vez no cambiemos el vehículo en unos 7 o 10 años, por lo menos los primeros 5 años se puede deducir de los ingresos un porcentaje del valor, lo que se vuelve un beneficio tributario, porque a los ingresos menos gastos se le descuenta además este valor y sobre el valor final recién se calculan los impuestos, por lo que dependiendo del tipo de bien o periodo de vida tributario puede llegar a significar un beneficio relevante. Para esto hay tablas publicadas por la autoridad tributaria a la que podemos referirnos. 

En el caso de las amortizaciones de los gastos preoperativos estos también son un beneficio tributario que se puede deducir en uno o hasta en 10 años, es decir, lo que gastamos antes de iniciar operaciones, ya sea en personal, abogados, servicios, que sirvieron para que el negocio iniciara a operar lo podemos deducir al inicio de la operación y distribuir proporcionalmente estos gastos en un periodo de tiempo determinado, lo que también ayuda a aligerar la carga de la empresa en sus primeros años.

Los periodos de depreciación y amortización cambian de acuerdo a la legislación de cada país, pero el principio es el mismo, siendo ambos relevantes por la importancia que tienen en los flujos de caja de la empresa y su correcto uso puede ayudar generar una caja adicional que puede ser usada para invertir en el negocio, mejorar la posición de caja de la empresa, pagar algún préstamo que haya tomado la empresa o distribuir dividendos a los inversionistas.

• La elección del régimen tributario: Los gobiernos en su búsqueda por promover las inversiones crean distintos regímenes tributarios que traen distintos beneficios y restricciones que debemos conocer para elegir el más adecuado para nuestro modelo de negocio, de gestión y la expectativa a mediano o largo plazo. Su importancia radica en que estos beneficios/restricciones no solo alcanzan los temas tributarios, sino también laborales, financieros o societarios. 

Por ejemplo, si somos una sociedad de responsabilidad limitada no podremos emitir acciones y buscar nuevos inversionistas sin tener que abrir la sociedad para un nuevo socio que tendrá el mismo nivel de responsabilidad y participación que los demás socios, en cambio, si somos una sociedad anónima podremos emitir acciones en el mercado financiero, pero la responsabilidad irá hacia quienes dirigen la empresa. También si asumimos un regimen para pequeñas y microempresas tendremos beneficios de menores pagos de impuestos y de participación a los trabajares, pero será más costoso adquirir financiamientos bancarios y tendremos un límite a lo que podremos facturar por año, siendo que en caso nuestra facturación sea mayor perderemos esos beneficios y deberemos asumir las obligaciones del régimen general.

Existen más regímenes o modelos que se pueden adoptar y beneficios a los que acogerse, por lo que estar enterado de lo que tenemos disponible con la asesoria de un buen contador o un buen abogado societariamente o tributarista, ya que una buena elección inicial, pensando a largo plazo, en función de nuestro modelo de negocio, facilitará la transición de la empresa, en procesos de búsqueda de inversionistas, fusiones y adquisiciones, financiamientos, venta, etc.

• El capital de trabajo: Un error común es subestimar o sobreestimar el capital de trabajo necesario para un negocio, dejando menos o más del dinero necesario para llevar a cabo las operaciones de la empresa sin sobresaltos. Por supuesto que si empresa hay asuntos inesperados, pero en general y sin entrar a fórmulas matemáticas, sería cuanto dinero tenemos disponible para cubrir nuestras obligaciones dentro del periodo medio en el que tendremos disponible dinero, es decir, si vendo a mis clientes pero estos me pagan en promedio en 45 días, entonces debo tener capital para soportar como mínimo esos 45 días pagándole a mis proveedores y sin tener que recurrir a mis ahorros. Cuando lo sobre dimensionamos lo que hacemos es tener más capital en el banco del que deberíamos, lo que es un capital que pierde valor porque considerando las bajas tasas bancarias, podría usarse para invertir y generar más ingresos para la empresa o en su defecto para pagarle regalías a los inversionistas de la empresa, que podrían reinvertirlo en la misma o en otros negocios.

El capital de trabajo es a veces algo olvidado y no nos tomamos el trabajo de calcular lo que realmente necesitamos para subsistir, por lo que terminamos echando mano de lo que tengamos disponible para pagar las deudas o incluso negociando facturas mediante factoring o algún otro instrumento financiero, perdiendo algo de rentabilidad de la empresa en el camino, por lo que es importante nos sentemos con nuestro contador y hagamos la tarea de estimar el valor necesario, continuamente ajustarlo a medida que cambia la realidad de la empresa y apuntar a que ese dinero siempre esté disponible.

• Los Estados Financieros: No es sorprendente saber que hay muchas personas no saben como interpretar un estado de situación financiera o un estado de resultados, en mi caso no lo supe hasta los treinta años, pero una vez lo supe y entendí su importancia jamás lo olvidé. Aquí los típs: 

El estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas no indica cuanto dinero tienes en el banco, sino, representa el detalle de como se generan los ingresos y egresos de la empresa, tanto operativos, como financieros, como tributarios, en un periodo determinado. Esto es relevante porque en realidad donde se detalla cuanto dinero tenemos disponible a corto o largo plazo es en el estado de situación financiera o balance general que si da información acumulada.

Es sobre el estado de resultados donde se estima la capacidad de pago de una empresa que quiere tomar un préstamo, ya que si en un varios periodos ha demostrado que puede cumplir sus obligaciones y generar rentabilidad es de suponer que el negocio es sano, pero es en el estado de situación donde realmente se verá la fotografía del largo plazo, porque si tenemos muchas cuentas por pagar a corto y largo plazo, con pocos activos, así nuestros resultados sean positivos significamos un riesgo por las obligaciones que nuestro balance indica debemos cubrir y que si no las cubrimos la venta de nuestros bienes no alcanzaría para pagarlas. Esto es un ejemplo extremo, pero representa la importancia de ambos estados que muestran que tan sana o potencialmente enferma está una empresa.

Entonces, los puntos más relevantes que debemos revisar son:  que podamos cubrir las obligaciones de corto plazo, que las de largo plazo estén cubiertas con nuestras operaciones, que tengamos capacidad de cubrir las obligaciones tributarias, que nuestros activos garanticen con holgura nuestra deuda, que los flujos de ingresos, egresos y caja y bancos sean positivos, entre otros que pudieran ser relevantes para cada negocio. Siendo también relevante mencionar que tener un estado de situación financiera con muchos pasivos no necesariamente significa una empresa con problemas, ya que puede significar que ha realizado muchas inversiones, siendo que esto se reflejará en la cuenta de inversiones o en la de activos. 

Aquí también el papel del contador es crucial porque un error en la preparación de los estados financieros puede significar pagar más o menos impuestos o generar resultados errados que lleven a tomar malas decisiones a la gerencia al no tener la Informacion correcta a su disposición. Es por eso que estos no solo deben ser bien preparados, sino, en el menor plazo posible.

Las retenciones tributarias: Los impuestos a las ventas, las detracciones, retenciones, los pagos anticipados de impuesto a la renta. entre otros que se aplican en cada negocio o país es un dinero que no tenemos realmente disponible, sino que debemos devolverlo a la autoridad tributaria en la oportunidad que corresponda. En ocasiones se comete el error de no pagarlo en la oportunidad que corresponda y esto genera multas u otras sanciones por parte de la autoridad. Peor aún es cuando, por vender, tomamos la decisión de no cobrar los impuestos que corresponden, lo que significa evasión tributaria, donde las consecuencias puede ser aún más graves.

El adecuado control y reporte de las retenciones tributarias llevado por el contador de la empresa es necesario para evitar potenciales sanciones y no debe considerarse en ningún caso como parte de los ingresos de la empresa; sin embargo, caso contrario es cuando tenemos crédito fiscal por los pagos de impuestos que hemos hecho por compras, que es lo que otros nos retienen, estos se vuelven un beneficio tributario que podemos usar a nuestro favor para reducir el pago de impuestos. También en este ultimo caso su correcto control y reporte puede significar una importante fuente de crédito fiscal para la empresa y es trabajo del area financiera el considerar estos pagos y beneficios dentro de los flujos de caja de la empresa.

• La declaración de impuestos: Donde más fiscaliza la autoridad tributaria es en las declaraciones de impuestos, cruzando información entre distintas empresas y verificando cualquier diferencia identificada, mediante notificaciones escritas o auditorias en el lugar de trabajo. Asimismo, los errores en la declaración, que pueden partir de una errada asignación contable de los gastos o de un cálculo incorrecto, traen también multas y sanciones a la empresa.

Es importante la educación al personal para que cuando hagan sus presupuestos y/o requerimientos para gastos identifiquen correctamente el tipo de gasto para que no le genere problemas posteriores al contador teniendo que reasignar los gastos en las cuentas correctas, es por eso que el trabajo del equipo contable es importante y debe ser muy cuidadoso en revisar la información de manera detallada para que no hayan errores en las declaraciones de impuestos, así como en la elaboración de los estados financieros de la empresa.

• Los beneficios a los trabajadores: Este es un asunto muy relevante, porque las empresas son responsables de asumir una serie de pagos, además del salario a los trabajadores, como son los beneficios de salud, de jubilación, entre otros que pudiera haber. El incumplimiento o el pago tardío de estas obligaciones puede traer consecuencias por fiscalización de la autoridad tributaria o denuncias de los trabajadores. Imaginen que un trabajador va a atenderse a un centro de salud y la empresa no ha pagado su seguro, esto podría ser causal de denuncia. Otro caso es el que no se cumpla con pagar las utilidades a tiempo o con los montos que corresponden, esto también es denunciable y sancionable. 

Por supuesto que hay algunos beneficios tributarios para pequeñas y microempresas o empresas con pérdidas acumuladas, pero si no es el caso, no debe dejar de cumplirse las obligaciones laborares bajo ningún concepto y no solo porque es una obligación, sino porque ese personal, que se esfuerza por dar lo mejor de si a la empresa, lo hace a la espera de una retribución justa y a tiempo; así como les exigimos que cumplan con plazos y horarios, asimismo, tienen el derecho de exigir a la empresa lo mismo y si la empresa está en problemas financieros, esto deja de ser un asunto contable y pasa a ser un tema que debe resolver la gerencia en negociación directa con los trabajadores, tema que escapa al sentido de este articulo.

Es importante también tener en cuenta que las empresas son responsables solidarios de que sus contratistas paguen a sus trabajadores a tiempo y cumplan con todas sus obligaciones, por lo que debemos exigirles a los contratistas que muestren que cumplen con sus obligaciones, así como si le damos servicio a otra empresa esta exigirá lo mismo de nosotros.

• El adecuado registro contable: Esto ya se ha venido mencionando y su importancia radica en que un inadecuado registro puede significar una declaración de impuestos errada, un pago de impuestos incorrecto, una decisión equivocada de la gerencia por tener información inexacta, un control inadecuado de los ingresos y egresos de la empresa, pérdida de potenciales beneficios tributarios (si mandamos al gasto algo que debía ser inversión o viceversa), falta de control en las inversiones, 

El inadecuado registro de los gastos ordinarios puede llevar a no identificar cuando alguno sale de lo normal y que se esté volviendo un problema para la empresa. Por ejemplo, si pusimos el gasto de energía eléctrica como gastos generales, donde caen muchos otros gastos, será  difícil identifica si este se sigue incrementando mes a mes, pudiendo haber partido este problema desde el momento mismo en que se crearon las cuentas contables, es por eso que es necesario revisar cada cierto tiempo la distribución de los centros de costos y ver que las cuentas contables se adecuen al modelo de negocio y a lo que queremos controlar para su mejore seguimiento.

• Los financiamientos bancarios y con proveedores: Ya sean préstamos, bonos u otros tipos de financiamientos, el incumplimiento de los mismos nos vuelve inelegibles para futuros financiamientos, sin contar que puede significar procesos legales y pérdida de las garantías que otorgamos para conseguir el financiamiento de los préstamos, en todo caso, si no podemos cumplir con estas obligaciones debemos adelantarnos a la cobranza para demostrar el interés en cumplir con nuestros compromisos y siempre tratar de asegurar que el capital que tengamos disponible privilegie los pagos para no afectar nuestra imagen en el sistema financiero, afectado a la empresa en sus planes o necesidades a largo plazo.

Lo mismo aplica con los proveedores, quienes nos brindan un servicio y dependen del cumplimiento en sus pagos para cumplir sus propias obligaciones. Es mejor negociar condiciones favorables para la empresa desde el principio que incumplir con los proveedores, porque ya sea podamos estar sujetos a una demanda o porque en el futuro no podamos conseguir nuevos créditos cuando lo requiramos, es necesario que en los flujos de caja de la empresa consideremos el pago a proveedores como parte fundamental antes de destinar el capital disponible a reparto de dividendos o nuevos gastos o inversiones financiándonos a través de ellos de manera poco transparente.

• La utilidad neta real: La utilidad real de la empresa es lo que queda después de todo lo anterior, siendo el estado de resultados, en combinación con el estado de situación un buen indicador de la salud de la misma, siendo necesario resaltar que la caja no lo es todo, porque podríamos estar obviando las obligaciones que tenemos que cumplir o haber estimado erróneamente la posición a largo plazo de la empresa, siendo la responsabilidad fundamental del contador la de mostrar la real situación de la empresa para que tanto el gerente general, como el gerente financiero, si lo hubiera, el de tomar las decisiones que permitan la estabilidad y el crecimiento de la empresa a largo plazo.

Si bien hay muchos otros aspectos a considerar en la gestión de una empresa, de varios de aspectos arriba enumerados no le prestamos tanta atención, siendo todos ellos relevantes para el futuro de la empresa y ya sea seamos un empresario independiente como el gerente general de una empresa debemos conocer e involucrarnos en estos temas. A medida que adquirimos más experiencia nos es más fácil identificar los aspectos más relevantes para la adecuada gestión de la empresa y hacer las preguntas correctas a nuestro contador o financiero para identificar los potenciales riesgos a los que la empresa se podría ver enfrentada.

“El único presupuesto bueno es el presupuesto equilibrado” … Adam Smith.